■上司の心得、部下の心得■700号【突発業務は本当に突発なのか!?】(部下編)

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    この記事は、メールマガジン『上司の心得、部下の心得』にて発信したものです。 
    1つテーマに対して、上司と部下それぞれの視点で考えていきます。 
    毎週水曜日12:30に配信しております。 

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    人には理屈を越えた、感情があります。

     

    ちょっとした心の持ちようで、人は大きく変れます。


    ちょっとした心遣いで、人は大きく変ります。

     


    ●今回のテーマは●(今回のテーマは約5分で読めます)

     

    【突発業務は本当に突発なのか!?】(部下編)

     

    ◆○◆─ since 2006.02 ───────────────<2019.10.2>─

     

    上司の心得、部下の心得  ◆ 700号 ◆

     

    ────────────────────────────────◆○◆
    こんにちは。
    組織の当たり前のレベルを上げることで強い組織を構築する!!
    活き活き組織構築支援コンサルタント NK総研の瀬川裕之です。

     

    祝!! 700号!!

     

    2006年2月にスタートして13年と7ヶ月・・・。
    始めた頃はここまで続くとは思ってもいませんでした。

     

    これまで多くのご意見等をいただき、
    私も多くのことを勉強させていただきました。

     

    この場を借りてお礼申し上げます。m(__)m

     

    これからも少しでもお役に立てるテーマをお伝えしてまいます。


    今後ともよろしくお願いいたします。

     


    今週も最後まで、お付き合いください。

     

     

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    ────────────────────────────────◆○◆

     

    さて、今週は【突発業務は本当に突発なのか!?】部下編をお送りします。

     

     


    社内インタビューを行うと
    どの組織でも突発業務への不満が出てきます。

     


    「突発業務が多く、計画通りに仕事ができません!!」

     

    「突発業務のせいで段取りが台無しです!!」

     

    「自分にばかり突発業務が回ってくるんです!!」

     


    業務を分析すると確かに突発業務は多いし、
    それが業務計画を乱しています。

     

    先週、上司編でお伝えしましたが、
    それが今の組織の実力です。

     

    しかし、部下の立場からすれば
    それは“マネジメントの実力”であって、
    業務そのものの実力ではない。

     

    自分たちはちゃんとやっている。

     

    そう考えている方が多いかもしれません。

     

     


    ここで部下の立場でありがちな
    突発業務の誤った捉え方を3つ挙げてみます。


    1、突発業務は最優先だと思っている。
    2、突発業務は言い訳になると思っている。
    3、忙しいことに満足している。


    この3つに違和感を覚えるかもしれませんが、
    無意識にそう思っている人も少なくありません。

     

    謙虚な気持ちで次の解説を読んでみて下さい。

     

     

     

     

    1、突発業務は最優先だと思っている。


    突発なのだから緊急性は高いです。

    それをそのまま最優先と考えしまうことがあります。


    しかし、ここで2つのことを考える必要があります。

     


    1つ目は、重要度はどうか?

     

    今の業務を止めてまで行う必要があるのかを
    しっかりと判断する必要があります。

     

    多くの場合は自己判断すべきでない案件でも
    突発業務と言うことで優先順位を上げてしまいます。

     

    「突発なんだから当たり前じゃないですか・・・」

     

    そう思っている時点で思考が止まっています。

     

    その場合はしっかりと上司に相談することが
    突発業務を受けた人の責任です。

     


    2つ目は自分でなければダメなのか?

     

    個人で仕事をしている人は別ですが、
    多くの場合は組織で仕事をしています。

     

    突発業務は言い易い人や仕事の早い人、
    中間的なリーダーなどに直接依頼が入ることが多いです。

     

    そうすると依頼を受けた人は
    それを自分の仕事として受けてしまいがちです。

     

    誰かに振るにしても最優先で丸投げ・・・。

     

    組織として結果を出すためには
    仕事をどう振り分けるかはとても重要な要素です。

     

    突発業務になった途端にその概念が
    飛んでしまうことが多々あります。

     

     


    2、突発業務は言い訳になると思っている。


    これは優先度とも大きく関係してきますが、
    突発業務を最優先だと思った時点で
    今の仕事が遅れることは仕方がない・・・・。

     

    そう思っている方が非常に多いです。

     

     

    そう思った時点で仕事は必ず遅れます。

     

    なぜなら、遅らせて良いと思っていれば、
    是か非でも挽回しようとは思いません。

     

    別にさぼっているわけでもありません。

     

    一生懸命仕事を行っても
    余計に仕事が入るのですから当たり前です。

     

    だから、仕方がないのです・・・。

     


    本当にそうでしょうか?


    計画が遅れる可能性が出たならば、
    遅れる前に相談するのが責任です。

     

    その情報がよりよいマネジメントに繋がります。

     


    中には、

     

    「いちいち相談なんかできませんよ・・・」

     

    と言う方もいます。

     


    そう考えるなら、
    今の仕事に対する責任を考えてみてください。

     

     

    与えられた仕事の納期を守る!!

     

    それを蔑ろにしていないか!?

     

     

    突発業務も大事ですが、
    今の業務も大事な仕事です。

     


    そうなる要因が3つめの気持ちの問題です。

     

     


    3、忙しいことに満足している。


    突発業務が入ると当然効率は悪くなります。

     

    段取りもめちゃくちゃです。

     

    しかし、誰かがやらなければなりません。

     

    突発業務は誰も進んでやりたいとは思いません。

     


    しかし、それが人の存在感や達成感を刺激します。


    「自分がやらなきゃ誰がやる!!」

     

     


    誰もやりたがらない。


    すぐに対処しなければならない。

     

    そんな仕事を行えば、常に感謝されます。

     

    そんな嫌な仕事をしているのですから、
    今の仕事の納期が遅れても立派な言い訳となり得るのです。

     

     

    「自分は責任を果たしている!!」

     

    「自分がいなければ仕事が回らない!!」

     


    本当にそうでしょうか!?

     

     

    自己満足に浸っているだけかもしれません。

     

     

     

    組織でこの話をすると、必ず反発が出ます。


    「言うのは分かるけど、実際にはそう上手くはいかない!!」

     

    「理屈通りには仕事はできない!!」

     

    「実際に現場にいないから分からないんです!!」

     

     

    言いたい気持ちは分かります。

     

    しかし、今のままの気持ちで仕事を続けてしまうのは、
    とてももったいないのです。

     

    能力を十分に発揮してもらいたいのに、
    それが突発業務によって阻害されている。

     

     

    その状態を打破したい。

     

    「突発業務があるから仕方がない」

     

    「自分が犠牲になればいい」

     


    それでは個人も組織も成長がありません。

     

     

    今回挙げた次の3つのことを振り返ってみてください。


    1、突発業務は最優先だと思っている。

    2、突発業務は言い訳になると思っている。

    3、忙しいことに満足している。


    そして、今の仕事の本流をしっかりと認識してください。

     


    そして、

     

    “自分が出すべき成果は何か!?”

     

     


    そうすれば、突発業務が入った時に
    何も考えずに取り掛かることなんてなくなります。

     

    相談しないわけにはいかなくなります。


    それが仕事に責任を持つと言うことです!!(^^)

     

     

     

    今週も当たり前のレベルを上げていきましょう!!

     

     

     

     

    ◆今回の心得◆

     

     

    “突発”と言う言葉に惑わされることなく仕事の本質を見極めよう!!

     

     

     

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    【編集後記】

     

    今回突発業務をテーマに挙げましたが、
    突発業務の全てが悪いわけではありませんし、ゼロになることはありません。

     

    その中身(内容)が問題ですよね。

     

    それは誰もが分かっているはずなのに、
    対処も対策も個人に依存している組織が多く、
    あいまいなまま後手に回って業務計画の信頼性を落としています。

     

    情報を共有すだけで手間を必要としないような案件も少なくありません。

     

    まずは現状把握、情報共有・・・。
    何よりも普段からのコミュニケーションが大切です。

     

    せっかく組織で仕事をしているんですかね。(^^)

     


    最後までお読み頂き、ありがとうございます。
    今週も笑顔の一週間でありますように!!

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●

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