■上司の心得、部下の心得■699号【突発業務は本当に突発なのか!?】(上司編)

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    この記事は、メールマガジン『上司の心得、部下の心得』にて発信したものです。 
    1つテーマに対して、上司と部下それぞれの視点で考えていきます。 
    毎週水曜日12:30に配信しております。 

    ご興味のある方は、こちらから登録して下さい。

     


    人には理屈を越えた、感情があります。

     

    ちょっとした心の持ちようで、人は大きく変れます。


    ちょっとした心遣いで、人は大きく変ります。

     


    ●今回のテーマは●(今回のテーマは約4分で読めます)

     

    【突発業務は本当に突発なのか!?】(上司編)

     

    ◆○◆─ since 2006.02 ───────────────<2019.9.25>─

     

    上司の心得、部下の心得  ◆ 699号 ◆

     

    ────────────────────────────────◆○◆
    こんにちは。
    組織の当たり前のレベルを上げることで強い組織を構築する!!
    活き活き組織構築支援コンサルタント NK総研の瀬川裕之です。

     

     

    2019年10月18日(金) 11:05〜16:55
    第6158回 QCサークル山梨地区 改善事例チャンピオン大会にて

     

    「笑顔のある組織(チーム)が一番強い!!」


    と題して、特別企画で講演を行います。

     

    ご興味のある方は是非ご来場ください。

     

    詳しくはこちらをご覧ください。


    http://www.nksouken.com/yamanasiQC.pdf

     

    今週も最後まで、お付き合いください。

     

     

     

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    ────────────────────────────────◆○◆

     

    さて、今週は【突発業務は本当に突発なのか!?】上司編をお送りします。

     

     


    突発業務が発生することによって、

     


    「なかなか計画通りに進みません」

     

    「業務効率が落ちてしまいます」

     

    「部下が勝手に突発業務をやって困ります」

     


    いろいろな問題が発生しています。

     

     


    働き方改革でも時短の障害として問題ではあるが
    仕方がないとあきらめている組織も多いです。

     


    確かに突発業務は仕方のない面もあります。

     


    例えば、業務において起こる不具合。


    ミス等による突発業務は対応せざるを得ません。

     


    なので、

     

    計画が狂うのは仕方がない。

     

    残業になるのは仕方がない。

     

    負荷が増えるのは仕方がない。

     


    そんな風に考えてしまいます。

     

     

     

    しかし、ミス等で発生する突発業務は
    その組織の実力のバロメーターです。

     

    週や月で突発業務のデータを取って分析すると
    内容はバラバラでも一定の突発業務の傾向が見えてきます。

     

     

    例えば、週の20%は突発業務を行っている。

     

    それが今の組織の実力だとすれば、
    それを地道に改善できるまでは、
    20%の予備時間を計画に入れなければ、
    必ず計画は遅延してしまいます。


    「分からないことを計画に入れるんですか!?」


    そんな風に考える方も多いでしょうが、
    製造業では当たり前にバッファを入れています。


    余裕時間や安全在庫はその組織(現場)の実力で決まります。

     

    もちろん、いつ不良や不具合が発生するかは分かりません。

     

    しかし、それが今の実力です。

     


    つまり、分からないと思っている時点で
    発生している事実は認識しながら、


    現状を詳しく把握しようとしていないのです。

    その状態で計画をつくっても
    計画通りに行かないのは当たり前です。

     

     

     

    そしてもう一つの問題が
    突発は緊急度も重要度も高いと思っていることです。

     

    その結果、全ての業務に優先しますので、
    考えることなく計画を無視してしまいます。

     

    もちろん、事後報告になることも多いです。

     


    そもそも突発業務を無視したできない計画と
    部下たちが思っている時点で
    あまり計画を遵守しようとしません。

     

    それよりも優先順位が高い突発業務を
    行っているという方がやりがいがあります。

     

    組織のためにも良いことをしているのです。

     


    そう思っています!!

     


    しかし、それが組織の競争力を高めているかと言うと
    多くの場合は組織としての効率を落としています。

     

    業務品質も向上しません。

     

    それが当たり前になってしまうからです。

     

     

    一つ目の突発業務の現状把握と同じです。

     


    突発業務の発生状況とそれに対する対応を把握し、
    まずそれに対して決断しているのか?

     

    さらにそれに対して対策を打っているのか?

     


    まず、突発業務を本気で知ることが始めてみましょう。

     

     

    そうすれば組織の今の実力が見えてきます。

     

    マネジメントすべき方向が見えてきます。

     


    仕方がないと思わずに正面からぶつかることです。

     

    突発業務は当たり前ではありませんよ!!(^^)

     

     

     

     

    今週も当たり前のレベルを上げていきましょう!!

     

     

     

    ◆今回の心得◆

     

    本気で突発業務の中身を知れば、進むべき道が見えてくる!!

     

     

     

     

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    【編集後記】

     

    “突発業務!!”

     

    この言葉をよく聞くようになったのはいつ頃でしょうか?

    以前は突発業務があるのが当たり前だったの特に問題視せず、
    それで残業になるもの当たり前・・・。

     

    残業時間も無制限で業務計画もあいまいでした。

     

    それはとても不効率な仕事のやり方でしたが、
    長時間仕事をしていることが正義でした。
    (まだその正義が残っている会社もありますが・・・)

     

    今はそれでは勝てません。


    環境は変わりました。仕方ないでは負けますよね。(^^)

     


    最後までお読み頂き、ありがとうございます。
    今週も笑顔の一週間でありますように!!

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●

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