■上司の心得、部下の心得■637号【会議がムダだと思ったら!!】(部下編)

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    この記事は、メールマガジン『上司の心得、部下の心得』にて発信したものです。 
    1つテーマに対して、上司と部下それぞれの視点で考えていきます。 
    毎週水曜日12:30に配信しております。 

    ご興味のある方は、こちらから登録して下さい。

     


    人には理屈を越えた、感情があります。

     

    ちょっとした心の持ちようで、人は大きく変れます。


    ちょっとした心遣いで、人は大きく変ります。

     


    ●今回のテーマは●(今回のテーマは約4分で読めます)

     

    【会議がムダだと思ったら!!】(部下編)

     

    ◆○◆────────────────────────<2018.7.11>─

    上司の心得、部下の心得  ◆ 637号 ◆

    ────────────────────────────────◆○◆
    こんにちは。
    組織の当たり前のレベルを上げることで強い組織を構築する!!
    組織マネジメント改革支援コンサルティング
    活き活き組織構築支援コンサルタント NK総研の瀬川裕之です。

     

    会議の効率化は多くの会社で課題となっていますね〜。

     

    効率化と時短はイコールではありません。


    時間よりもまずは会議の質を高めること。

     

    “急がば回れ!!”の定型的事例です。

     

     


    今週も最後まで、お付き合いください。

     

     

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    ────────────────────────────────◆○◆

     

    さて、今週はテーマ【会議がムダだと思ったら!!】
    部下編をお送りします。

     


    「ムダな会議ばかりなんですよ〜」

     

    「時間のムダ遣いです」

     

    「会議っていったい何なんでしょう?」

     


    組織インタビューを行うと、
    会議について必ずマイナスの意見が出てきます。

     


    “忙しい中で会議に時間を取られる!!”


    そう思っている人も多く、逆に言えば、

    「会議があって良かった!!」

    と思えることがほとんどありません。

     


    そして、それは全て上司の問題。


    多くの方がそう思っています。

     

     

    確かにムダな会議が多いと言う組織では、
    目的を持って会議を行っているようでも
    実際には何のために会議を開いているのが
    あいまいになっています。

     

    そうなる要因はゴールは明確にしていても
    そこに辿り着くためのプロセスを
    あいまいにしているからです。

     


    特に時間で会議を終えてしまうと
    よほど司会者がしっかりしていないと
    あいまいなままにまとめてしまい、
    現場からすれば、


    「あの会議は何だったの・・・?」


    となってしまいます。

     


    実はこの“現場からすれば!!”
    というのが会議のレベルを上げるための
    重要なキーワードになります。


    どのような会議であれ、最終的な目的は
    会社として結果を出し続けるためであり、
    その源泉は現場での働きです。

     


    モノを造るにしろ売るにしろ、
    それぞれの現場での働きが価値を生み出しています。


    行動に移さなければ何の意味もないですし、
    何も生み出すことはできません。

     


    そこで部下の立場から自分たちのために
    会議をムダに終わらせないための言葉があります。

     

     


    それは、“具体的”と言う言葉です。


    「具体的に○○すればいいのですか?」

     

    という質問。


    もしくは、

     

    「具体的に○○すればいいんですね!」

     

    という確認。

     


    この“具体的に〜”と言う言葉が
    会議を有意義なものに変えてくれます。

     


    現場では考えることも必要ですが、
    実際に行動しなければ意味がありません。

     

     

    何時から何時まで、誰が、どのように仕事を行うのか。

     

    どうなったら仕事は完了なのか。

     

     

    実際に行動するのですから
    そこに“あいまい”は存在しません。

     

     

    あいまいがあるのはその前段階です。

     

    その典型がムダな会議です。

     

     

    方針やゴールが決まっても
    具体的な行動になると確認不足で、
    そこにズレがあることで後になって問題になる。

     

    つまり、ゴールは明確でも
    プロセスがあいまいなままなのです。

     

    これは、計画があるようで
    無計画で進んでいるのと同じです。

     


    だから進捗管理も
    どこまでゴールに近づいているかしか分からない。

     


    問題になった時に初めてプロセスを振り返り、
    そこで初めて具体的な話になるのです。

     


    現場では何をするのかを明確にすれば、
    自ずとゴールに辿り着きます。

     

    もし、問題があればすぐに分かります。

     

    それが組織的な仕事の進め方です。

     


    実は、この話をすると、
    現場としては自由度がなくなると
    考える人もいます。

     

    だから、ある程度はあいまいなままの方がいい
    と言います。

     


    それは私から見れば楽をしたいだけであり、
    ほどほどの結果に満足してしまっています。

     

    自分の成長にブレーキを掛けている
    とてももったいない状態です。

     

    余力があるからの発言です。

     

     


    あいまいを無くせば仕事はより楽になります。

     

    だからこそ、現場の立場でより具体的な話をする。

     

    実際に行動することをイメージして
    最終的な結論までのストーリーを共有する。

     

     

    会社の価値を生み出しているのは現場です。


    「会議は自分たち現場のためにある!!」

     

    そう考えて、会議を有効活用していきましょう。

     

    そのキーワードは“具体的!!”です。

     

     

    当たり前のレベルを上げていきましょう!!

     

     

    ◆今回の心得◆

     

     

    会議は次の行動を具体的にして終わる!!

     

     

     

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    【編集後記】

     

    クライアント先の会議やミーティングに参加すると
    目的や目標は明確になっていても、
    どうやるかがあいまいなことが少なくありません。

     

    それは議事録を見ればすぐに分かります。

     

    項目と何時まではと言う納期はあっても、
    具体的なことが記されていないのです。

     

    何時から、誰が、どのように、どうなれば・・・。

     

    実はそこが一番肝心なところで、
    そこがあいまいになると、個人商店化が始まってしまいます。

     

    “結果が出ればいい”と言う考えもありますが、


    その結果を継続的に出すためにもプロセスの共有が重要であり、
    それが具体的な計画に繋がります。

     

    精神論ではなく、まずは論理的にですよね(^^;)

     


    最後までお読み頂き、ありがとうございます。
    今週も笑顔の一週間でありますように!!

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●

    JUGEMテーマ:ビジネス

     


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