■上司の心得、部下の心得■616号【段取りコミュニケーションしていますか!?】(上司編)

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    この記事は、メールマガジン『上司の心得、部下の心得』にて発信したものです。 
    1つテーマに対して、上司と部下それぞれの視点で考えていきます。 
    毎週水曜日12:30に配信しております。 

    ご興味のある方は、こちらから登録して下さい。


    人には理屈を越えた、感情があります。

     

    ちょっとした心の持ちようで、人は大きく変れます。


    ちょっとした心遣いで、人は大きく変ります。

     


    ●今回のテーマは●(今回のテーマは約4分で読めます)

     

    【段取りコミュニケーションしていますか!?】(上司編)

     

    ◆○◆────────────────────────<2018.2.14>─

     

    上司の心得、部下の心得  ◆ 616号 ◆

     

    ────────────────────────────────◆○◆
    こんにちは。
    組織の当たり前のレベルを上げることで強い組織を構築する!!
    組織マネジメント改革支援コンサルティング
    活き活き組織構築支援コンサルタント NK総研の瀬川裕之です。

     

    製造業の方は「段取り」と言う言葉は嫌と言うほど耳にしている思います。


    段取り改善は製造業では当たり前のことです。

     

    では、事務職ではどれだけ段取りを意識しているのか?

     

    段取り8分と言いながら、
    意外と個人任せになっている組織が多いんですよね。

     

    この機会に振り返ってみて下さい。

     


    今週も最後まで、お付き合いください。

     


    組織の持つ“当たり前”のレベルを上げれば、組織は必ず強くなる!!
    『活き活き組織構築プロジェクト』
     ⇒ http://www.nksouken.com/iskp.html

    ────────────────────────────────◆○◆

     

    さて、今週のテーマは「段取りコミュニケーションしていますか!?」
    上司編をお送りします。

     


    “段取りコミュニケーション”
    あまり聞きなれない言葉かもしれませんが、
    何となく意味は分かると思います。


    上司として仕事を指示することは多いでしょうが、
    この段取りを共有し、整えているか?

     

    実はこれが組織の生産性はもちろん、
    部下のモチベーションに大きく影響を与えています。

     


    仕事は段取り8分と言われます。

     

    しかし、仕事を指示した時点で
    段取りまで丸投げしていることが少なくありません。

     


    そこで問題になるのが負荷と優先順位です。

     

    もちろん、指示する時に
    そのことを加味しているとは思います。

     


    しかし、実際に現場に耳を傾けると、
    なかなか現場の状況が反映されておらず、
    「できない納期にすべて最優先」

    と言う声が少なからず聞こえてきます。

     

    上司は決断しているようでも
    現場にとってはあいまいな決断
    となっていることが多いのです。

     


    それが段取りコミュニケーションが
    取れていないと言う状態です。

     

    コミュニケーションは相互理解です。

     

    つまり、段取りの時点で相互理解できていない。


    上司と部下でズレがある状態のままであると言うことです。

     

    本来、朝礼やミーティングは
    まさに段取りコミュニケーションと言えます。

     

    しかし、実態は形式的な連絡・報告事項だけで、
    本当に効率的に仕事を進めるための段取りを
    決めるに至っていないことが多く、
    結局は個人任せになってしまい、
    段取りが共有できていないまま
    業務がスタートすることになっています。

     

     

    その結果、業務遅延の一番の原因となる、
    着手遅れに繋がってしまうのです。


    しかし、多くの組織ではこの着手遅れに着目せずに
    途中経過で後れを知ることとなり、
    結局対応が後手に回ってしまうのです。

     


    さらに、多くの業務では遅延は元より、
    顧客からの要望や不良の発生などで
    突発業務と言われる業務が発生しています。

     

    中には業務の3〜5割を突発業務が占め、
    その対応のために段取りが狂い、
    業務全体の生産性を落としていると嘆いています。

     


    「段取りしたくてもやりようがない!!」

     

    と言う方が組織もあります。

     

     

    しかし、実際に業務を分析すると
    突発業務のほとんどが段取り不足であり、
    情報が共有されていないことが原因です。


    今の実力で日や週に
    どのくらいの突発業務が発生するかは
    だいたい分かっているはずです。

     


    そう考えると、
    段取りコミュニケーションでの段取りが見えてきます。

     

    それは、計画と現場の状況を共有することです。

     


    多くの組織の段取りコミュニケーションでの誤りは
    計画は共有していても現場の状況が共有できていない点です。

     


    そうなる理由は明白です。

     

    納期優先のあまり、現場の状況を踏まえると
    計画が成り立たなくなってしまうからです。

     


    冗談のような話ですが、
    無意識のうちに現場の声に耳を閉ざし、
    「やるしかない!!」と言い聞かせ、
    結局、最後の最後でつじつまを合わせる。


    (合わないことも多いですが・・・)

     

     

    そんな非効率な仕事を繰り返せば、
    現場の方々のモチベーションが下がるのも頷けます。

     


    段取りコミュニケーションで最も大事なことは
    現場の状況を把握することです。

     

    その上で、適切な段取りを整える。

     


    当たり前のことなんですが、
    これがなかなか難しい。

     

    なぜなら、現場の状況を把握して
    適切な段取りを整えようと思うと、
    短納期で人材不足の状態では、
    必ず問題が出てくるからです。

     


    だから、あいまいにする。


    突発業務のせいにする。

     

     

    このままではダメなことは
    分かっているはずです。

     

    覚悟を持って決断しなければ
    ズルズルと行ってしまうことも分かっているはずです。

     

     

    仕事をやっている風ではいつか負けてしまいます。


    そうなる前に勇気を持って実施してください。

     

    決断するなら今ですよ^^

     

     

    今週はここまで。

     

     

    ◆今回の心得◆

     

    上司として本気で現場のための段取りを行おう!!

     

     


    組織の持つ“当たり前”のレベルを上げれば、組織は必ず強くなる!!
    『活き活き組織構築プロジェクト(活プロ)』
     ⇒ http://www.nksouken.com/iskp.html

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●
    【編集後記】

    先日、知り合いが出演しているお芝居を見に行きました。

     

    役者の方々の迫力とめまぐるしく展開するストーリーに見入ってしまい、
    あっという間の2時間半でした。

     

    段取りの素晴らしさも合わせて、堪能させていただきました。

     


    ちなみにそのお芝居は、直也の会 「法師ノ旅」

     

    2月18日まで両国シアターXにて上演しています。
    http://www.theaterx.jp/18/180210-180218t.php

     

    興味のある方は是非!!


    最後までお読み頂き、ありがとうございます。
    今週も笑顔の一週間でありますように!!

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●

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