■上司の心得、部下の心得■602号【自分の役割りは何か!?】(部下編)

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    この記事は、メールマガジン『上司の心得、部下の心得』にて発信したものです。 
    1つテーマに対して、上司と部下それぞれの視点で考えていきます。 
    毎週水曜日12:30に配信しております。 

    ご興味のある方は、こちらから登録して下さい。

     


    人には理屈を越えた、感情があります。

     

    ちょっとした心の持ちようで、人は大きく変れます。


    ちょっとした心遣いで、人は大きく変ります。

     


    ●今回のテーマは●(今回のテーマは約4分で読めます)

     

    【自分の役割りは何か!?】(部下編)

     

    ◆○◆────────────────────────<2017.11.1>─

     

    上司の心得、部下の心得  ◆ 602号 ◆

     

    ────────────────────────────────◆○◆
    こんにちは。
    組織の当たり前のレベルを上げることで強い組織を構築する!!
    組織マネジメント改革支援コンサルティング
    活き活き組織構築支援コンサルタント NK総研の瀬川裕之です。

     

    組織でのストレスの多くは人間関係ですが、
    その人間関係によって役割りに対する捉え方も大きく変わります。

     

    高負荷で多忙を極め役割りを果たせていないと
    葛藤している方も多いかと思いますが、

    ちょっと視点を変えて役割りを考えて下されば幸いです。

     

    今週も最後まで、お付き合いください。

     


    組織の持つ“当たり前”のレベルを上げれば、組織は必ず強くなる!!
    『活き活き組織構築プロジェクト』
     ⇒ http://www.nksouken.com/iskp.html

    ────────────────────────────────◆○◆

     

    さて、今週はテーマ【自分の役割りは何か!?】部下編をお送りします。

     

     

    会社に入り、組織に配属されると
    それぞれに役割りが与えられます。

     

    まずはその組織の役割りとなります。

     

    営業には営業の役割りがありますし、
    総務、開発、製造、経理、・・・などなど


    その部署それぞれに役割りがあります。

     

    さらに、その組織内で具体的に業務として
    役割りを与えられている人も多いでしょう。

     


    役割りを果たすためには
    2つのことを明確にすることが大切です。

     

     

    一つは、与えられた役割りは
    どうなれば果たしたことになるのか。

     

     

    要は結果であり、目的です。

     

    何のためにこの役割りがあり、
    どのようなアウトプットを出すことが役割りなのか。

     

    意外と業務を行うこと自体が目的になってしまい、
    アウトプットも目的も
    あいまいになっていることが少なくありません。

     

    中には、


    「指示されたことをちゃんとやればいいんじゃないですか」


    という方もいます。

     

     

    確かにその通りです。

     

    しかし、アウトプットも目的もまったく理解せずに
    ちゃんとやるためには上司はあらゆることを想定して
    指示を出さなければならなくなります。

     

    それ自体が非常に非効率であると同時に
    指示された方も何も考えることなく作業するだけで
    自己の成長に繋がりません。

     

    指示されたことをちゃんとやるためにも
    アウトプットや目的を把握しておく必要があります。

     

     


    2つ目は、
    与えられた役割りを果たすためにどうすればよいのか。

     

    要はプロセスです。

     

    具体的な業務そのものであり、業務のやり方です。

     

     

    新人の頃はこのやり方ややることだけを
    指示されることが多かったでしょう。

     

    「○○さん、このデータを入力してください!!」
    「やり方は、この手順書を見ながらやってね!!」

     

    そう言われて、データを入力する。

     


    それが役割りでした。

     

    しかし、仕事をおぼえてくると、少しずつ役割りが増えてきます。

     

    さらに、スピードも求められるようになっていきます。

     

     

    本来は自己の成長に合わせて、
    業務の役割りも増えていくものですが、
    人手不足や働き方改革での残業削減などで、
    実力以上の役割りを与えられている方も少なくありません。

     

     

    そうなってくると、全ての役割りを果たすのが
    難しくなってきます。

     


    そこで大事な視点が“質”と“量”です。

     


    “質”とは仕事の質、業務レベルです。

     

    役割りの中には簡単な仕事もあれば難しい仕事もあるでしょう。


    それをまずはしっかりと見極めていくことです。

     


    さらに、問題なのは次の“量”です。

     

    “量”は役割りを果たすために必要な時間です。

     


    多くの方はこの量の部分に苦しんでいます。

     

    「時間が足りない」


    「納期が短い」


    「人がいない」

     

    どの組織でも必ず聞くセリフです。

     

     

    しかし、業務の中身をよ〜く見ると、
    自らが業務を難しくしている人が非常に多い。

     


    その理由は、「仕事をしていない!!」のです。

     

    仕事をしていないと言うと言い過ぎかもしれませんが、
    空回りしている人が多いのです。

     


    その原因の一つが
    アウトプットや目的を十分理解していないことにあります。

     

    そのため、業務を半分まで進めることと、
    目的を半分だけでも達成させることの違いが分からず、
    すべてが中途半端になって苦しんでいます。

     


    それは業務計画を見ればよく分かります。

     


    多くの人の業務計画はやることばかりが書いてあります。

     

    いつからいるまで「○○を行う!!」

     

    限られた時間ではとてもできないようなことでも
    平気で書いています。

     

    しかし、与えられた納期は守らなければならない。

     


    そう思いながらも、

     

    「役割りが多くてもやれませんよ」

     

    書いた本人がそう言ってきます。


    つまり、できない計画を立てているのです。

     


    そして多くの場合は納期通りに終わりません。

     

    遅れた業務がまた次の業務の足を引っ張る。

     

    まさに悪魔のサイクルです。

     

     


    そこで“質”と“量”をしっかりと把握した上で、
    できる計画を立てる必要があります。

     


    すると、今度は、


    「絶対的に時間が足りませんよ」

     

    ちゃんと計画を立てようと思うととても時間が足りないと言うのです。

     


    さあ、困りました。

     

     

    このままでは仕事は遅れるばかりです。

     

     

    ここで出てくるのが“選択と集中”です。

     


    しかし、ここで間違ってはいけないのが、
    最初に手段である業務そのもので考えるのではなく、
    まずはアウトプットや目的で考えることです。

     


    単純に考えると、
    業務を半分まで進めても目的は達成できませんが、
    目的を半分にすれば、業務は半分で達成できます。

     


    ただし、これは自分だけで判断できない方がほとんどでしょう。

     


    上司に相談することになります。

    その時に“質”と“量”の両面から訴えるのではなく、
    アウトプットや目的を理解した上で相談する。

     

    ただ、「忙しいからできない!!」では
    自己の成長も組織の成長もありません。

     

     

    そもそも上司は「はい、分かりました」
    と言うわけがありません。

     

     

    役割りのアウトプットや目的を理解することで
    新たなアイディアが生まれてきます。

     


    時間が限られているからこそ、
    工夫する必要があり、価値があるのです。

     

     

    どうしたらできるのか。

     

    どうしたら役割りを果たせるのか。

     


    どうせ苦しむなら、
    未来志向で苦しみましょう^^

     

     

    今週はここまで!!

     


    ◆今回の心得◆

     

    役割りのアウトプットや目的を理解しよう!!

     

     

     

    組織の持つ“当たり前”のレベルを上げれば、組織は必ず強くなる!!
    『活き活き組織構築プロジェクト(活プロ)』
     ⇒ http://www.nksouken.com/iskp.html

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●
    【編集後記】

     

    仕事を続けていると何のために行っているのかと言うことを
    意外と見失ってしまいます。

     

    今の仕事をすることが当たり前になってしまうからです。

     

    以前、虫歯になった時に毎日行っている歯磨きの目的を再認識することとなり、
    当たり前になってしまうことの怖さを痛感しました。

     

    たまには刺激がないとダメですかね(^^;)

     


    今週も最後までお読み頂き、ありがとうございます。
    今週も笑顔の一週間でありますように!!

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●

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