■上司の心得、部下の心得■617号【段取りコミュニケーションしていますか!?】(部下編)

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    この記事は、メールマガジン『上司の心得、部下の心得』にて発信したものです。 
    1つテーマに対して、上司と部下それぞれの視点で考えていきます。 
    毎週水曜日12:30に配信しております。 

    ご興味のある方は、こちらから登録して下さい。

     


    人には理屈を越えた、感情があります。

     

    ちょっとした心の持ちようで、人は大きく変れます。


    ちょっとした心遣いで、人は大きく変ります。

     


    ●今回のテーマは●(今回のテーマは約4分で読めます)

     

    【段取りコミュニケーションしていますか!?】(部下編)

     

    ◆○◆────────────────────────<2018.2.21>─

     

    上司の心得、部下の心得  ◆ 617号 ◆

     

    ────────────────────────────────◆○◆
    こんにちは。
    組織の当たり前のレベルを上げることで強い組織を構築する!!
    組織マネジメント改革支援コンサルティング
    活き活き組織構築支援コンサルタント NK総研の瀬川裕之です。

     

    仕事が忙しくなればなるほど重要になってくる“段取り!!”

     

    しかし、現実はその反対で、
    忙しくなればなるほどなおざりになっています。

     

    分かってはいるけど気持ちだけが焦ってしまう。

     

    理屈だけでは改善できない部分でもあります。


    習慣が大切なんですよね。

     

     

    今週も最後まで、お付き合いください。

     


    組織の持つ“当たり前”のレベルを上げれば、組織は必ず強くなる!!
    『活き活き組織構築プロジェクト』
     ⇒ http://www.nksouken.com/iskp.html

    ────────────────────────────────◆○◆

     

    さて、今週のテーマは「段取りコミュニケーションしていますか!?」
    部下編をお送りします。

     

    自分のために段取りをアウトプットしていく!!


    朝一、今日一日の業務を書き出す。

    ToDoリストを作成する。


    これから行う仕事を書き出すだけでも、
    仕事の効率は向上します。


    それは書き出し時にただ書き出すだけでなく、
    頭の中では段取りを考えているからです。

     


    それぞれの仕事の期限(納期)は?

     

    各仕事にどの程度の時間が必要だろうか?

     

    技術的に難しさはどうだろうか?

     

    どの順番で行った方がいいだろうか?

     

    自分一人でできるのだろうか?

     


    少なくともこれぐらいのことは
    無意識に考えています。


    しかし、それをアウトプットしているか・・・。

     


    実はここが仕事が早い人と遅い人の差になっており、
    目的達成の意欲や仕事に対する自信につながっています。

     


    アウトプットには2段階あります。


    まず1段階目は、自分へのアウトプットです。

     


    頭の中では考えるのとそれをアウトプットするのでは
    大きな違いがあります。

     

    例えば、ToDoリストにしても、
    行う仕事をリストアップして、順番までは
    ほとんどの人が明確にしています。
    (中にはリストアップだけの方もいますが・・・)

     

    そこに期限(納期)や費やすであろう時間、
    内容の難易度や協力者の有無などの情報を
    書き出しているでしょうか。

     

    当然、頭の中では考えてはいますが、
    いざ書き出すとなるとあいまいな部分が少なくありません。

     

    その部分を明確にする。
    または、あいまいであることを明確にする。

     

    それによって優先順位もそうですが、
    行動そのものが変わってきます。

     


    その行動そのものの変化の一つが、
    2段階目の周りへのアウトプットです。


    明確になった問題点やあいまいな部分を
    上司に対して、朝礼やミーティングなどで
    アウトプットすることです。

     

    多くの人が実際に困った時や遅れた時
    事が起こってからアウトプットしがちです。

     

    そうではなく、これから起きるであろう問題を
    アウトプットしていくのです。

     

    理屈は誰もが分かっています。

     

    しかし、現場で話を聞くと、これを「めんどくさい」で
    済ませてしまっている人が意外と多いんです。

     

    後に苦労が待っているのは分かっていても
    思わず今の楽を選んでしまう。

     

    ここが、分かれ目です。

     

     

    特に後々問題になり、あいまいなことが多いのが、
    最終的にどうなれば良いのかという成果物です。

     

    業務を行うのは最終的な成果物を出すためであり、
    その内容は選択された手段でしかありません。

     

    最終的な成果物があいまいでは
    手段である業務の選択もあいまいになってしまいます。

     


    しかし、現場に目を向けると、
    期限(納期)は明確になっていても、
    最終的な成果物は意外とぼやっとしたままで、
    それぞれがそれぞれの解釈で仕事を進めており、
    足りなかったり過剰であったりしています。

    それが生産性に悪影響を及ぼし、
    納期遅延や手直しに繋がっています。

     


    しかし、この最終的な成果物を共有するのは
    意外と難しく、上司もあいまいなことがあります。

     

     


    それを明確にしていくための手段の一つが、今回のテーマである、


    “段取りコミュニケーション”です。

     

     


    “どのような段取りで仕事を進めていくのか!!”

     


    このことを共有できれば、
    ゴールまでの道のりが明確になります。

     

    すなわちゴールである最終的な成果物が
    明確になると言うことです。

     

    仕事が早い人と遅い人の差は
    仕事そのものの速さだけではありません。

     

    このゴールまでの道のりにムダがありません。

     

    遠回りや寄り道をしたり、立ち止まったりせずに、
    最短ルートでゴールに向かいます。

     

     

    先週上司編で、仕事は段取り8分と言いましたが、
    周りも巻き込んで段取りするからこそ、
    ゴールに向かってムダなく駆け抜けられます。

     

    もちろん、突発業務などもあるでしょう。

     

    そんな時も段取りを共有できているからこそ
    迅速な判断ができるようになり、明確な対応が可能になります。

     


    誰もが一生懸命仕事をしています。

     

    その努力を成果に繋げるためにも
    段取りを共有し、ムダなく業務を
    進められる環境を自ら作り上げてほしいのです。

     


    そのために、

     

    “段取りコミュニケーション!!”

     

     


    是非、自ら積極的に行って、
    自分の仕事を楽にしてほしいのです。

     

    それが成長に繋がり、成果に繋がります。

     


    初めの苦労は後の楽に繋がるのです^^

     

     

    今週はここまで。

     

    ◆今回の心得◆

     

    自分のために“段取り”をアウトプットしていく!!

     

     

     

    組織の持つ“当たり前”のレベルを上げれば、組織は必ず強くなる!!
    『活き活き組織構築プロジェクト(活プロ)』
     ⇒ http://www.nksouken.com/iskp.html

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    【編集後記】

     

    読者の方から「段取りコミュニケーション始めました!!」
    と嬉しいご連絡をいただきました。

     

    良いと思ったらまずはやってみる!!

     

    実際にやってみると必ず新しい景色が見えてきます。

     

    それに、「案ずるより産むが易し」ってことが意外と多いです。

     

    行動した人にしか分からないですけどね^^

     

     

     

    最後までお読み頂き、ありがとうございます。
    今週も笑顔の一週間でありますように!!

    ●━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━●

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